Бюро информационных программ Госдепартамента США напоминает: в докладе по каждой стране подробно характеризуется послужной список страны и достигнутые ею результаты в защите и развитии прав человека, изложенных во Всеобщей декларации прав человека 1948 года. Среди них - уважение к достоинству личности, где есть разделы об исчезновении лиц с применением силы, тюремном заключении и пытках; соблюдение гражданских свобод, где охвачены свобода слова, религиозные культы и пресса; соблюдение прав человека, где упор делается на право людей выбирать свое правительство; правительственное отношение к международным и неправительственным расследованиям сообщений о нарушениях прав человека; и разделы о дискриминации по признакам расы, пола, инвалидности, языка или социального статуса; и о правах рабочих.
Охват докладов по правам человека продолжает расширяться и постоянно пополняется новыми областями, вызывающими озабоченность. Например, даже несмотря на то, что доклады в начале включали широкую категорию дискриминации в 1986 году, в них были добавлены конкретные разделы по правам женщин и детей, коренных народов, лиц с инвалидностью, а также национальные, расовые и этнические меньшинства в 1993 году.
Ежегодные доклады в области прав человека публикуются на основе поправки 1976 года к разделу 502b Закона об иностранной помощи. В соответствии с этой поправкой Государственный секретарь обязан в феврале каждого года представлять Конгрессу "полный и всеобъемлющий доклад относительно положения с международно признанными правами человека" в странах, получающих американскую помощь в области безопасности.
Первые доклады по правам человека, опубликованные в 1977 году, охватывали состояние дел в области прав человека в 82 странах.
Начиная с 1976 года, Конгресс расширил охват докладов в области прав человека, включив в них страны, получающие экономическую помощь США, а также все страны-члены Организации Объединенных Наций. Государственный департамент также представляет доклады по странам, которые не подпадают под утвержденные Конгрессом категории, и поэтому в 2004 году число охваченных докладами стран достигнет рекордной цифры - 197 стран.
Учитывая постоянное расширение охвата докладов в области прав человека, их составление является многосторонним процессом, требующим сотрудничества ряда участников в каждой стране. Посольства США на протяжении отчетного года собирают информацию из источников по всему политическому спектру, включая правительственных чиновников, журналистов, правозащитные организации, академические круги и активистов.
После процесса детальной проверки посольства готовят первоначальные проекты докладов, которые представляются в Бюро по делам демократии, прав человека и труда Государственного департамента США. Затем Бюро готовит окончательный вариант доклада по каждой стране и делает это при консультациях с другими бюро и источниками Госдепартамента. Окончательные доклады по правам человека - теперь уже в виде многотомного документа в их скомпилированном и отпечатанном виде - передаются в Конгресс, переводятся на различные языки и помещаются в Интернете для распространения во всем мире.
Документ по правам человека в его окончательном виде является наиболее широко читаемым докладом Государственного департамента и служит ряду целей. Соединенные Штаты используют эти доклады в качестве основы для направления усилий США на содействие защите прав человека и в качестве источника формирования политики, дипломатии, а также помощи, подготовки и использования ассигнований на другие цели.
Вследствие их публичного обнародования и широкого распространения эти доклады также повышают осведомленность о нарушениях прав человека и отстаивают интересы жертв, отметил тогдашний Государственный секретарь Колин Пауэлл во введении к докладам за 2003 год. Компиляция стандартных, регулярных докладов позволяет Соединенным Штатам - и другим правительствам и правозащитных организациям - анализировать прогресс или откаты по правозащитным вопросам во всем мире. Ежегодные доклады также подчеркивают "высокий приоритет, который мы уделяем необходимости повышения статуса правозащитных вопросов в наших двусторонних отношениях", сказал Пауэлл.
Чтобы привлечь внимание к усилиям США по решению вопросов, поднимаемых в докладах о правах человека, Государственный департамент публикует доклад о последующих действиях под названием "Поддержка прав человека и демократии. Послужной список США". Этот доклад, публикуемый по решению Конгресса, должен быть обнародован 25 марта, т.е., один месяц спустя после появления национальных докладов по правам человека. Государственный департамент также осуществляет надзор за положением дел по конкретным вопросам международных прав человека посредством своих ежегодных докладов о свободе религиозных культов и антисемитизме.