Машина времени

Даже в самом сознательном и целеустремленном работнике всегда сидит лентяй. И война этих двух ипостасей - самая сложная. Поэтому применим к нашей ситуации основной закон военного времени...

...Разделяй и властвуй

Как-то один из менеджеров должен был решить очень неприятный вопрос с налоговой инспекцией. И все откладывал и откладывал. В конце концов он попытался выйти из затруднительного положения с помощью такой отрасли психологии, как тайм-менеджмент. "Декомпозировал задачу" до абсурда, то есть разложил ее на мельчайшие операции: 1. купить конверт; 2. найти в справочнике адрес налоговой инспекции; 3. надписать конверт и т. д. Затем наметил план, согласно которому ежедневно совершал пять операции и вычеркивал их из своего списка. Уже через несколько дней большое и неприятное дело стало таять, как снежный ком, и вопрос был благополучно решен, причем в достаточно короткий срок.

Оказывается, дробление проблемы позволяет приблизить ее разрешение. Еще один пример "партизанской тактики" истребления "врага" поодиночке и малыми группами приводит специалист по тайм-менеджменту Алан Лакейн в своей книге "Искусство успевать". Рекомендуемый им прием называется "методом швейцарского сыра". "Врага" необязательно истреблять последовательно, можно постепенно "выгрызать" из большого дела маленькие кусочки, проделывая в нем дырки с разных сторон. После того как большая задача будет подточена, останется добить ее одним ударом. Этот метод можно рекомендовать людям, способным стремительно переключать внимание с одного дела на другое, не любящим выполнять задачи в логической последовательности. Именно для них хаотичное "откусывание" небольших подзадач может быть наиболее комфортным.

Менеджер в Зазеркалье

Можно дробить не только задачу, но и ее исполнителя. Попробуйте разделить себя на "сегодняшнего", "вчерашнего" и "завтрашнего". Тогда логика взаимоотношений ваших "я" будет такой: "Да уж, этот нехороший "я вчерашний" написал столько планов... Ничего, скрепя сердце сделаю, но уж зато на "завтрашнем" отыграюсь по полной программе".

Алан Лакейн рекомендует похожий способ, советуя для начала выступить по отношению к самому себе в качестве консультанта. Напишите рекомендации по выполнению задачи, как если бы кто-то попросил вас об этом. Благодаря такому приему становится гораздо легче заставить себя взяться за непривычное или неприятное дело.

На войне не обойтись и без хитростей. Один менеджер в ходе корпоративного проекта по тайм-менеджменту придумал следующий способ "обмануть" себя. В бланках дневного хронометража он создал специальный раздел только под большие задачи. Таких в течение дня бывало не более 5-7. Сначала он выполнял не самые приоритетные и сложные, как это рекомендуется делать в классическом тайм-менеджменте, а наоборот, наиболее простые и легко решаемые. Через какое-то время получалось, что 3 галочки из 5 уже проставлены. После этого ну очень хочется завершить дело! Ничего не оставалось, как на волне этого желания взять и "добить" 2 оставшиеся самые сложные и крупные проблемы.

Чай-кофе-потанцуем?

Управлять временем можно только в том случае, если и ваши коллеги тоже ощущают острое желание успеть за 8 часов рабочего времени расправиться со всеми делами. Но если этого не происходит? Если нагрузка у всех сотрудников офиса неравномерная? Ведь такое часто бывает. Как решить свои задачи, не отвлекаясь на постоянно поступающие предложения "поболтать", "покурить", "попить кофейку"? Ответы на эти вопросы дает психолог Фрэнсис Кей, написавшая книгу "Сдвиньте с мертвой точки ваш тайм-менеджмент". Прежде всего, следует научиться говорить "нет". Для этого' необходимо периодически сообщать коллегам, над каким проектом вы работаете, - меньше будет недопонимания и разочарований. Кроме того, отвечая отказом на предложение "поболтать", лучше всего уточняйте, когда вы сможете это сделать, например, "ближе к концу дня" или "через часок".

Если кто-то настаивает на встрече, соглашайтесь, но при условии, что она будет проведена не на вашей территории: так вам будет легче уйти. Кстати, если кто-то забежал - по делу или просто так, не давайте ему садиться!

Документы у вас в руках означают, что вы спешите на другую встречу, так что носите с собой папку, если не хотите, чтобы разговор затянулся.

Есть и более радикальные методы: скажем, повесить на двери табличку с надписью "Не беспокоить!" Впрочем, эти приемы уже имеют опосредованное отношение к психологии. Скорее, они относятся к принятой у вас в компании корпоративной культуре, без которой, естественно, выстроить свой тайм-менеджмент не удастся.

Если вам некогда, во время разговора всегда стойте. Не предлагайте и не принимайте предложения сесть.

- В пятницу напишите список дел на следующую неделю. Запланируйте и необходимые отрезки времени на их выполнение. Чтобы было легче "окинуть взглядом" всю неделю, используйте план, каждый лист которого посвящен не одному дню, а всем семи.

- Чтобы было легче расставить приоритеты, выясните, сколько стоит ваше время. Возьмите свою месячную зарплату, разделите это число на 4 (столько недель в месяце), а затем еще на 5 (столько рабочих дней в неделе). Таким образом, легко посчитать, во сколько вам обойдется каждое из намеченных дел.

Мнение

Дарья Галкина,

Директор медиа-проектов холдинга "Ehouse":

- Я руковожу интернет-компанией, и основная часть рабочих вопросов решается по электронной почте. Это очень удобно и экономит массу сил и времени. Кроме того, при необходимости я могу общаться с сотрудниками и партнерами и вечером, и в выходные, из дома или будучи за границей. Тем не менее, без живого общения тоже не обойтись, и здесь меня выручает мой личный помощник, который составляет график встреч на день, собирает и готовит необходимую информацию.

Александр Эткин,

руководитель группы исследования рынка ГК "Русьимпорт":

- Специалисты нашего отдела могут решить любую проблему в любой промежуток времени. Однако при этом еще никто не отменял правила "быстро, качественно, дешево - выберите любые два из трех". Отсюда постоянная нехватка ресурсов и поиск компромиссов. Принцип "срок сдачи - вчера" тоже действует. Если долго работать в таких условиях, неизбежно "обрастаешь" своими принципами работы в условиях перманентного форс-мажора. Вот некоторые из них: - детализированно планировать дела в пределах не более 2 недель;

- жестко придерживаться 3 приоритетных задач: "здесь и сейчас", "можно завтра", "все остальное". Выполнил все поставленные задачи - тогда и спи спокойно. Но не раньше.

 

Светлана Богданова
"Здоровье", май 2005
«Гавань красоты и здоровья»