ВходРегистрация
*— обязательные для заполнения поля
Войти через социальные сети
Повелитель времени

Повелитель времени

Утро в офисе началось с традиционного кофе и приятной беседы, которая активно продолжалась в курилке так незаметно пролетел час. Потом вы решили просмотреть E-mail да так увлеклись, что еле оторвались, чтобы составить отчет, срочно потребованный начальством. Над ним просидели до обеда. Но только решили приступить к серьезному проекту, как настойчиво зазвонил телефон. Беседа неожиданно затянулась. Потом "завис" компьютер. Потом были: беготня по этажу и разговоры, заседания и обсуждения. . . Все, шесть часов вечера, ваше время истекло. Вы страшно устали и. . . ничего не сделали. "Ах, если бы время не бежало так быстро!" - думаете вы. Но время не ждет. Особенно тех, кто не умеет его правильно распределять, предупреждает «Подруга».

Сколько стоит время?

"Тысячу фунтов - одна минута!" - говорится в сказке Льюиса Кэрролла. А как мы обычно поступаем с драгоценным временем? Да попросту убиваем: транжирим на разговоры, какие-то мелкие дела, суетливые действия. И от такого неуважительного отношения к себе оно начинает мстить. И вот что странно: чем сильнее мы спешим, тем чаще опаздываем, чем напряженнее работаем, тем хуже получается. . . А вот если не ссориться со временем, а попытаться с ним "договориться", оно будет работать на вас и только на вас.
Проверьте, умеете ли вы повелевать временем. Ответьте на вопросы теста "Умеете ли повелевать временем".
Пожиратели времени
Если вы однажды решите расписать по минутам свой рабочий день, то с удивлением обнаружите, что львиную долю драгоценного времени пожирают:
Перекуры. Если минуты, потраченные на глубоко мысленное пускание дыма, помножить на количество рабочих дней в году; то получится приблизительно 32 дня!
Чаепития и распивания кофе в "комплекте" с задушевными разговорами отнимают примерно столько же.
Навязчивые переживания вроде: "Боже, как могло получиться, что я не справился с этой работой. Что обо мне подумает. . . ", "Как они меня вчера критиковали! Но за что? Ведь я же. . . " Подобные внутренние монологи порой отнимают целый день. Кстати, они вредят не только работе, но и здоровью!
Затянувшиеся совещания захватывают от одного до четырех (а то и больше!) часов - в зависимости от того, насколько четким и ясным был план их проведения. Но самое неприятное заключается в том, что после многочасовых заседаний человек чувствует себя настолько измочаленным, что о продуктивной работе в этот день не может быть и речи.
Непредвиденные ситуации. Компьютер может "зависнуть", и нужная информация пропадет; партнер может застрять в лифте, и заседание не состоится подобные ЧП способны поглотить целых 20 процентов полезного времени!
Дела, не оконченные вчера. То, что не было сделано вчера, сегодня может перекочевать в разряд не просто срочных, а "горящих" дел. А значит, они потребуют дополнительных усилий и, опять же, времени.
Способ борьбы с "пожирателями времени" до смешного прост: распишите свой день по часам. Когда увидите своих "врагов" в лицо, тогда и решение, как от них избавиться, придет само собой. Но бросить курить, пить чай по десять раз в день и "растягивать" совещания - еще полдела. Есть ли у вас план распределения своего рабочего времени? У человека, который хочет преуспеть в жизни, не особенно при этом напрягаясь, всегда должен быть план.
Планирование времени
Знаете ли вы, что только 20% рабочего времени используется человеком эффективно? И что большая часть ваших усилий (80%) - просто сотрясание воздуха? А ведь если правильно спланировать свой день, то можно использовать его на все 100%!  Итак, вечером, за полчаса до конца рабочего дня, оторвитесь от договоров, отчетов и прочих деловых бумаг. Не торопясь, подумайте над тем, что уже выполнено и что еще предстоит сделать. Составьте подробный список дел на завтра, не забыв расписать все по часам. Причем писать следует не на клочках бумаги, а в деловом дневнике. В течение дня не забывайте вычеркивать выполненное и дописывать добавившееся. Очень важно при этом соблюдать два правила: 1) составлять план каждый день и 2) делать это всегда в одно и то же время - тогда мозг примет установку и начнет вам помогать.
А, В, С лежали на столе
Чтобы не утонуть в "мелочах", распределите свои дела по срочности и важности. Для этого все бумаги, томящиеся на вашем столе, рассортируйте в три папки - А, В и С.
Папку А положите на видное место. Хорошо, если она будет красного, привлекающего внимание цвета. "Поселите" в нее самые срочные и важные дела. За них нужно приниматься, "не отходя от кассы"! Чтобы упростить работу, разбейте задание А на подпункты - А1, А2, A3, которые выполняйте по порядку. Не забывайте о сроках!
В папку В положите важные, но не срочные дела. Поместите ее так, чтобы она находилась в поле вашего зрения, но в то же время не мозолила глаза. Пусть служит молчаливым напоминанием: "Не забывай обо мне". Периодически возвращайтесь к делам в папке В, чтобы в один прекрасный день они не превратились в "горящие" - источник нервотрепки.
Папку С заполните несрочными и неважными делами. "Сошлите" ее в ящик стола - с глаз долой! Время этих дел еще не пришло. А может, и вообще не придет. . . Спросите себя: "Что произойдет, если я не сделаю это?" И если поймете, что ничего, то ничего и не делайте!
Я сам
Одно из правил экономии времени гласит; не стесняйтесь переадресовывать работу другим! Если, допустим, вы - начальник, тогда поручать некоторые незначительные дела подчиненным не просто желательно, а даже необходимо. Ведь это особый психологический прием. Во-первых, вы разгрузите себя, во-вторых, продемонстрируете людям свое доверие, а в-третьих, дадите им возможность проявить себя. В результате все останутся довольны. При этом обязательно отметьте в своем деловом дневнике, что кому поручили и сроки выполнения. Ну а если вы ходите в подчиненных (пока)? Правило "переадресовки" никто не отменял! Если вы действительно хотите рационально использовать свое время, а не свалить на сослуживцев какую-нибудь неинтересную работу, забудьте, пожалуйста, об этих "неудобно", "а что подумают?", "как-то неловко". Если ваш коллега в данный момент не занят ничем, кроме просмотра сайта с анекдотами, обратитесь к нему (ней) со словами: "Помоги мне, пожалуйста. А когда у тебя настанет "горячая пора" и понадобится помощь, можешь рассчитывать на меня". Не забудьте вычеркнуть из своего списка "переадресованное" дело.
Tайм-аут
Вот три типичные ошибки, которые совершают деловые люди. Пытаясь выиграть дополнительное время, они...
... используют обеденный перерыв "не по назначению". И совершенно напрасно, поскольку большинство работ, сделанных во время перерыва, потом приходится переделывать. Этому есть научное объяснение: просто с 13. 00 до 14. 00 наши физические и умственные силы находятся на нуле.
...увеличивают рабочий день. Специалисты выяснили, что от работы сверх нормы больше вреда, чем пользы. После 8-часового рабочего дня производительность труда заметно угасает. Человек от усталости допускает ошибки, нервничает, и качество работы "хромает".
...берут работу на дом. Во-первых, они лишают себя полноценного отдыха, в результате чего в один прекрасный день у них могут просто иссякнуть силы. А во-вторых, разрушают свою личную жизнь, а это - дополнительная нагрузка под названием "стресс".
Человек - не машина, и отдых ему необходим, ведь бодрость и энергичность это 50°6 успеха. Поэтому не забудьте отметить в своем плане время обеденного перерыва и минуты отдыха. Кстати, один из показателей правильного распределения времени - это наличие минут, когда пребываешь в приятной расслабленности. Если у вас такие выдаются, вы стали повелителем времени!
Пять способов экономии времени
1. Вместо встреч делайте телефонные звонки. А сэкономленное на дорогу время можете употребить для какой-нибудь другой важной работы.
2. Используйте время поездок. Утром, пока голова еще "свежа", ее посещают удивительные мысли. Вместо того чтобы бессмысленно глазеть в окно, по дороге на работу поразмышляйте над своим новым проектом или обдумайте, как лучше решить глобальную проблему.
3. Не делайте лишних усилий. Порой добраться со срочным проектом до босса намного сложнее, чем до Тридевятого Царства. Виной тому - "синдром вахтера", которым часто "болеют" секретари и прочие "придворные". Поэтому умный через секретаря не пойдет. Умный секретаря обойдет. И - прямиком к боссу.
4. Не тратьте времени на ожидание, например, важного звонка или посетителя, Считайте, что это время вам подарено, и используйте его на написание отчета, подписание бумаг, составление плана. Или просто. . . расслабьтесь, выкинув все из головы.
5. Обращайте внимание на "странности" и "иронию судьбы". Иногда шестое чувство за сотые доли секунды сделает то, на что логика потратит уйму времени. Прислушиваясь к интуиции, вы сможете избежать лишней нервотрепки и поймать те редкие моменты, когда звезды благосклонны к вам.
Узелки на память
Расчетливость - не порок
. Попытайтесь рассчитать время, которое собираетесь потратить на ту или иную работу. Конечно, сразу у вас могут быть нестыковки. Но методом проб и ошибок вы скоро определите сколько времени в день нужно выделить на творческую работу сколько на рутинную, сколько -  на отчеты, звонки, встречи и совещания. Но только
Без фанатизма! Не планируйте свои встречи и дела с точностью до минуты - вместо того: чтобы устроить работу и сэкономить время, такая дотошность только все усложнит.
Пять часов - это много или мало? Достаточно! Расписывайте только 5 часов вашего рабочего дня. Три оставьте про запас - на, случай, если возникнут незапланированные ситуации.
Вредным привычкам - бой! Не начинайте свой день с просмотра сообщений, присланных по e-mail, или с чаепитий - это выбивает из колеи.
Кто не успел, тот опоздал. Если в конце дня вы обнаружили, что чего-то не" успели, перенесите это на завтра и запишите под номером 1.
Вас ждут великие дела под знаком А. Начните свой день с самых полезных и важных дел А, а не В и уж тем более не: с С. Будет большой ошибкой поддаться своей ленивой природе: сделать сначала легкую работу, а трудную оставить "на потом".
С утра пораньше. Старайтесь заняться важными делами А в первой половине дня. Дело в том, что как бы мы ни пытались обмануть свои биоритмы, голова все равно, лучше соображает в первые три часа рабочего дня, с 8. 00 до 11. 00. Именно в это время человек способен выполнить больше половины всей работы! А оптимальное время дня В - вторая половина дня.
От перестановки слагаемых сумма не меняется. Не пытайтесь использовать уборку на рабочем столе, перекладывание бумаг как способ увильнуть от трудоемких дел. Не обманывайте себя: никуда они от этого не денутся.
Полезное "окно". Если вдруг в работе выдалась свободная минутка, используйте ее для выполнения дел В или С.
Pазгружайтесь! Смело перепоручайте дела, не требующие каких-то особенных навыков, и рутинную работу. Наверняка с такими "важными" манипуляциями, как подсчет писем или создание архива, справится любой.
Доверьтесь профессионалам. Если, к примеру вы всю сознательную жизнь провели над дебетами и кредитами, а вам тут понадобилось составить договор со всяческими юридическими тонкостями, перепоручите сие важное дело специалистам
Ты - мне, я - тебе. Если человек очень важен для вас, можете выполнить работу, являющуюся для него значимой, а для вас второстепенной Тем не менее:
Скажите "нет" людям, которые просят что-то выполнить в ущерб вам и вашему времени. Вот так можно красиво отшить и при этом не обидеть.
Способ 1. с зашифрованным комплиментом. "Вы очень внимательный руководитель (коллега, партнер). . . Я знаю, что вы мне поручаете мне это потому, что доверяете, но сейчас я сильно загружен".
Способ 2, сочувственный. 'Да, плохи дела, но я надеюсь, вы найдете выход".
Способ 3, неожиданный. "Думаете, я говорю "нет", потому что вредный? Что ж это так!
Отдыхайте! Кстати, специалисты утверждают, что для полного релакса нам требуется совсем немного - всего пару минут. Но при одном условии: если мысли не будут заняты работой.
Лень - благородное дело. Психологи заметили удивительную вещь: расходуя время по научному, то есть чередуя разумную активность с состоянием покоя, вы добьетесь больших результатов, нежели трудитесь не покладая рук.

 

Оценить статью
(0)
Добавить комментарий
Получать ответы на почту
Получать ответы на почту